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分享几款专业级的任务管理工具

来源:未知 编辑:admin 时间:2019-09-11

  下面是总结的几款工具,希望大家找到最适合自己的情景和方式,来更好地管理自己的生活。

  对这款工具,我蛮有感情。因为,这是我三四年前,还在上班时,主力使用的工具。

  那阵子,手头上常常有好几个项目,有的进度跨越好几个月,千头万绪,需要各种跟进和盯紧,滴答清单就有些不够用了。于是,就换用了这款工具,MLO。

  可以说,它是 Windows 平台上,功能最强大的管理工具,也是完全按照 GTD 的理念设计的工具。

  用 Mac 的朋友,对 OmniFocus 可能不会陌生 —— MLO 就是对标 OF,功能上非常相似,只不过是两个不同的系统平台。

  话不多说:MLO(以及OF)最强大的地方,在于完全100%灵活的情景过滤箱设置。

  简单来说:在 MLO 中,我可以给每一项任务,设置紧急性、重要性、情景、标签、负责人、星标、完成程度……等诸多参数,然后,再用一个函数功能,把符合要求的所有项目列出来,呈现在我面前。

  我手头上有三个项目(Project),每个项目都有十来项工作,有的进展到阶段1,有的进展到阶段2、阶段3……我每天上班时,需要知道:有哪些工作还处于阶段1,需要我去跟进和催促,该怎么办呢?

  我新建一个视图面板,用函数功能,要求罗列出「三个项目下所有处于阶段1的工作」,保存,就行了。

  这样,以后每次到公司,直接点击这个面板,我就能看到所有处于阶段1的工作,可以立刻有条不紊地去把控。

  比如:为「电脑」「手机」「外出」等情景设置过滤箱。这样,当你在通勤路上时,打开对应的「手机」过滤箱,就可以看到适合在「手机」情境下处理的事情。

  当你拜访客户时,打开「外出」过滤箱,就能够看到需要一并在外面处理的事情。

  当然,这个功能,现在滴答清单也有了,只是还没有 MLO 这么智能和全面。

  MLO是按年收费。每年的授权费是200多块人民币,而且,网络同步功能需要另外付费,否则就只能在一台电脑上使用。

  最近刚好更新到了 5.0,官网的政策是2017年1月后购买的用户,可以免费升级,其他用户需要付费。中国地区有优惠。

  由于众所周知的原因,MLO 的网络同步并不通畅,必须时刻挂着代理,这又是一笔费用和麻烦。

  这是绝大多数 GTD 工具的通病:移动端操作非常繁琐,不近人情。MLO 也不例外。这也是令我最终放弃它的最大原因。

  很少有工具,能令我刚上手时,就直观地感受到「这是一个专业团队做出来的」—— 但 Nozbe 做到了。

  测试这款工具的时候,各种熨帖的设计、细节、功能,不断令我感觉到:作者一定也是一个,对时间管理和任务管理颇有心得的专家,因为他的设计太「跟手」了。

  绝大多数任务管理工具的视图面板,都严格按照时间来设置:今天,明天,以后(someday)等等 —— 这其实不怎么科学。

  比如:我现在手上有个重要的任务,下周一要交,但是它特别重要,那么,我应该为它分配到哪一天呢?今天?下周一?还是今天到下周一之间的每一天?

  传统的工具很难处理这种问题,但 Nozbe 做得很好:它的默认视图是「优先」(也就是星标):任何任务,不管它隶属于哪个项目、哪一天,只要你觉得它是重要的,需要处理,点一下星标,它就会在这里出现。

  然后,只需打开 Nozbe,在默认的视图里,你就会看到所有这些你标了「优先」的任务,可以完全专注去处理它们。

  这是一种非常适合聚焦的做法。手头上有许多重要任务的人,一定会理解这个痛点。

  不止如此,Nozbe 也提供了项目、团队的设置 —— 你完全可以用它兼任一部分的项目管理工作。这对于小团队来说,尤其高效。

  另一个很赞的点,在于:Nozbe 是基于网页的,无论你用电脑访问,还是用手机,本质上都是访问同一个东西,只是做了适配。这就很适合多平台。

  很多工具标榜自己是「高效任务管理」,但只提供移动端APP,连网页端都没有 —— 这算什么高效任务管理呢?有多少人会用手机完成100%的生产力工作?还是说工作时,电脑边同步放一个手机,做完一项,再到手机上勾掉一项?

  至少,在手机能取代电脑之前,不能跨平台的工具(尤其是只有APP的工具),基本都是玩具。

  当然,Nozbe 的缺点也是一样的:价格昂贵,以及连接上稍微不是那么流畅。

  哪五合一呢?任务管理,笔记,大纲,清单,习惯和目标管理。这就使得「一站式」工作管理成为可能。试想:

  写完报告,需要收集一些素材,打开清单栏,新建一个项目,把收集到的资料一条条记录上去。

  最后,下班回到家了,打开目标管理,发现今天还有100页书没看,赶紧行动起来。

  这就是一个典型的使用场景。也是 ToodleDo 希望帮助你做到的事情。

  清单系统,自定义非常灵活,可以设置星级、打分等各种格式的单元格,还支撑筛选和搜索功能……

  所以,用了一阵子,最终还是弃掉了。当然,它的优点也很明显:完全免费;全网页访问;连接速度还可以……

  我不止一次推荐过这款工具。这绝对是我这几年以来,见过的,最具震撼力和突破性的软件。

  它已经不是单纯的笔记工具或时间管理工具了—— 你很难用一个标签去定义它,因为它的模式非常新颖。

  简单来说,它的思路是这样的:事先定义了各种「部件」,比如单选框、标题、子标题、注释、链接、文件、引用……

  这些不同的内容格式,在 Notion 看来,就是一个个「部件」。你可以用它们来承载相对应的内容。

  然后,再通过把不同的部件进行组合,像搭积木一样,搭建出自己的一整个页面和系统。

  想做一个读书笔记模板?想收集影评和打分?想记录自己的愿望和财务储蓄?想管理好时间、任务和团队协作?统统没问题。

  基本上,只要你想到的东西,都可以用这些积木「堆」起来,让它成为你专属的模板。

  比起 Excel,它的自定义更灵活,多媒体功能更强 —— 你可以把不同部件,拼接成更大的部件,再拼接成更大一级的部件、页面模板……在不同的场合应用。并且,附加链接和附件,都不是问题。

  不过,缺点也很明显:它对新人不太友好,不适合喜欢简洁、轻便的用户。你必须先去折腾它,打造出自己的一套模式,用起来才会更高效。

  Todoist:整体非常接近滴答清单,轻便简洁,颜值高。操作非常便捷,树形视图很赞,但UI的信息密度有些低。

  Remember The Milk:非常老牌的工具,跟滴答清单、Todoist是一类的,操作上只有细节的区别。可以试试。

  Trello:高度自定义的协作工具,更适合用来做团队沟通协作,个人用也未尝不可,但不是特别方便。

  印象笔记:这是我的主力知识库。用来做时间管理也可以,但任务一多起来,就不是很方便了。

  最后,如果你是纯苹果用户,轻便的选择也可以考虑用Bear,重度的方案则用 OmniFocus。

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